Verslag Brainstorm-vergadering zaterdag 4 juli 2009
Terugblik
wandelingen 2008-2009 •prima organisatie en verloop •prima dat er regelmatig andere gidsen zijn dan Anne fiets-activiteiten 2008-2009 •goed aanbod en prima organisatie halloween-activiteit 2008 •neige sfeer en prima organisatie filmfestival 2008 •prima organisatie en verloop •prima ondersteuning door vrijwilligsters: keuken, bar, opruim,… •goede samenwerking met filmwerkgroep Leuven en met Labyrint •matige samenwerking met Zena fotografie en video •altijd prima beeldmateriaal fotografe; extra fotografe is een pluspunt JJ jongerengroep •geen jonge lesbiennes actief dus geen activiteiten momenteel vergaderingen •niet leuk dat steeds dezelfde mensen naar de vergaderingen moeten gaan
Coördinatie
taak coördinatrice •coördinatrice moet niet noodzakelijk aanwezig zijn bij alle activiteiten •website, mails en administratie is veel werk maar ok voor coördinatrice vergaderingen •meer informatie over het aantal vergaderingen: Regenbooghuis, Brussel (elke 2 maand) Holebihuis, Leuven (elke 2 maand) HolebiOverleg Provincie Vlaams-Brabant, Leuven (elke 3 maand) Holebifederatie - nu Cavaria, Gent (1 keer per jaar) HolebiFilmfestival, Leuven (2 ŕ 3 keer per jaar) Stad Halle (3 ŕ 4 keer per jaar) speciale activiteiten •leuk maar veel organisatie vooraf en veel werk ter plaatse •coördinatrice wil zeker website-mails-publiciteitblijven verzorgen •graag initiatieven voor speciale activiteiten TIP: voor een goede organisatie van een activiteit moeten alle gegevens hiervan doorgegeven worden aan Anne ten laatste één maand vóór de activiteit doorgaat
planning - initiatieven - opmerkingen
augustus •zondag 09/08 fiets-activiteit in Mechelen (Mireille en Sylviane) •zondag 16/08 wandeling (Anne) september •zaterdag 05/09 petanque en mosselen (Arlette) of voorstel Cathérine: een WE kamperen met ook een mosseletentje in de Ardennen; voor de verdere uitwerking wachten we op meer informatie van Cathérine •zondag 20/09 wandeling (Marleen) oktober •zaterdag 03/10 autotocht door de Vlaamse Ardennen (Ilse & Rita): start om 13:30; geen rally of zoektocht, meer "kroegentocht met auto", sightseeing, mooie natuur; informatie wordt nog doorgegeven •zondag 18/10 wandeling (Sonja): verdere informatie wordt doorgegeven •zaterdag 31/10 halloweentocht en wafels (Ilse & Rita): zelfde uur als vorig jaar; verdere informatie wordt nog doorgegeven november •vrijdag 13/11 holebifilmfestival (Anne & anderen): film om 20:00; bar Els & Rita VW; kassa Anne & Arlette; andere taken nog verdelen; Bertje & Sonja werken op vrijdag maar vragen wissel; Anne zal dit nog verder uitwerken •zondag 15/11 wandeling (Anne) december •zaterdag 19/12 etentje en fuif (Anne & Arlette): formule van de vorige jaren? verdere uitleg zie "speciale avond van december" januari •zaterdag 09/01 resto? verdere uitleg zie "speciale avond van december" •zondag 17/01 wandeling (Anne): na deze wandeling (om 17 uur) volgt de volgende brainstorm-vergadering februari •zaterdag 06/02 pannenkoeken en diavoorstelling: begin van de activiteit 16 uur; Anne gaat navragen in de Kleine Ardennen of het mogelijk is om dit te doen op deze dag; reservedatum zaterdag 06/03 •zondag 21/02 wandeling (wie is gids?)
speciale avond van december
rondvraag bij de aanwezigen over de formule van de vorige jaren: •de meesten vinden dat het eten niet voldeed aan de verwachtingen •de meesten willen alleen een fuif •velen willen een andere formule ideeën en bedenkingen: •ander menu kiezen geen optie want dat zal niets veranderen aan de bestaande situatie •koud buffet geen optie want uit verleden blijkt dat dit niet "gelijkverdeeld" verloopt een extra persoon bij het buffet lost het probleem niet op •eerst naar een restaurant en dan naar de fuif deze optie wordt direct afgewezen door de huidige organisatrices van deze avond vermits zij met 2 personen alles moeten klaarzetten en niet mee kunnen gaan naar het restaurant •etentje en fuif samen op een andere locatie niet direct een optie want dan moeten veel vrijwilligsters voorzien worden voor klaarzetten van de zaal en bar, bar bediening en opruim, keuken, opkuisen, kassa,… én dan moet de zaal, SABAM, verzekering,… ook betaald worden; omdat er geen vrijwilligsters genoeg zijn voor al deze taken blijft de locatie Kleine Ardennen veel voordelen hebben •etentje en fuif op een verschillende dag dit zou een goede keuze kunnen zijn; de fuif zou iets vroeger kunnen beginnen en het etentje zou verlopen zoals onze reeds bestaande resto-formule; Anne gaat navragen in de Kleine Ardennen of dit mogelijk is voor de fuif •fuif vervroegen tegenwoordig is het "in" om een T-dansant of een vroege fuif te geven; als er geen etentje aan voorafgaat, kan de fuif eventueel vervroegd worden voorstel startuur 18 uur en einduur om 01 uur •broodjes voorzien Anne gaat navragen in de Kleine Ardennen of het mogelijk is om belegde broodjes te voorzien besluit (onder voorbehoud): onze "Green Party" zal doorgaan op 19 december 2009 van 18 uur tot 01 uur in de Kleine Ardennen en het "Nieuwjaarsdiner" wordt voorzien in een (nog te kiezen) restaurant op 9 januari 2010 om 19 uur
voorstel muziek en VJ's
uurregeling onder voorbehoud; VJ's krijgen gratis ingang 18:00 - 19:30 = 1 ˝ uur = VJ Rita & Ilse 19:30 - 23:30 = 4 uur = VJ Arlette 23:30 - 01:00 = 1 ˝ uur = VJ Bertje & Sonja
volgende brainstorm-vergadering
zondag 17/01/2010 om 17 uur (na de wandeling)